Het schrijven van een jaarverslag hoort voor veel organisaties bij het jaarlijkse ritme. Het document laat zien wat er is bereikt, welke impact er is gemaakt en hoe middelen zijn besteed. Maar in de praktijk blijken veel jaarverslagen nog lastig toegankelijk. Het zijn vaak lange PDF-documenten die moeilijk leesbaar zijn op mobiel, lastig te navigeren zijn en niet altijd goed werken met hulpmiddelen zoals schermlezers.
Voor organisaties met een maatschappelijke rol is dat een gemiste kans.
Door je jaarverslag online en digitaal toegankelijk te maken, bereik je meer mensen: medewerkers, stakeholders, inwoners, beleidsmakers en partners. Bovendien zorg je ervoor dat ook mensen met een beperking toegang hebben tot dezelfde informatie.
Met een aantal relatief eenvoudige stappen kun je een toegankelijk online jaarverslag maken dat beter leesbaar is, beter vindbaar in zoekmachines en aantrekkelijker om te gebruiken.
Waarom digitale toegankelijkheid belangrijk is voor een jaarverslag
Digitale toegankelijkheid betekent dat informatie bruikbaar is voor iedereen. Dus ook voor:
- mensen met een visuele beperking;
- mensen met een motorische beperking;
- mensen met kleurenblindheid;
- mensen met een cognitieve beperkingen;
- of mensen die gebruikmaken van voorleessoftware.
Internationale richtlijnen zoals de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) geven aan hoe digitale informatie toegankelijk gemaakt kan worden.
Wanneer je een WCAG-toegankelijk jaarverslag maakt, profiteert uiteindelijk iedere lezer daarvan. De inhoud wordt namelijk duidelijker, beter gestructureerd en makkelijker leesbaar.
Schrijf begrijpelijke teksten
Een van de belangrijkste onderdelen van digitale toegankelijkheid is begrijpelijke taal.
Jaarverslagen worden vaak geschreven vanuit de organisatie zelf. Daardoor sluipen vaktermen en interne begrippen al snel in de tekst. Voor lezers buiten de organisatie kunnen deze termen verwarrend zijn.
Controleer daarom je teksten op begrijpelijkheid.
Praktische tips:
- gebruik korte en duidelijke zinnen;
- vermijd vakjargon of leg het uit;
- schrijf actief in plaats van passief;
- gebruik concrete voorbeelden.
Een begrijpelijke tekst helpt niet alleen mensen met een cognitieve beperking, maar ook lezers die informatie snel willen scannen.
Maak afbeeldingen en grafieken toegankelijk
Een jaarverslag bevat vaak veel visuele elementen zoals foto’s, grafieken en infographics. Deze maken de inhoud aantrekkelijker, maar kunnen voor sommige gebruikers onzichtbaar zijn.
Mensen die een schermlezer gebruiken kunnen afbeeldingen namelijk niet zien. Daarom moeten afbeeldingen een tekstalternatief (alt-tekst) krijgen.
Een goede alt-tekst beschrijft kort wat er op de afbeelding te zien is en welke informatie belangrijk is. Bijvoorbeeld:
- Niet toegankelijk: Grafiek resultaten 2024
- Wel toegankelijk: Staafdiagram dat laat zien dat het aantal vrijwilligers groeide van 120 in 2023 naar 165 in 2024.
Ook infographics en diagrammen hebben een tekstuele beschrijving nodig.
Gebruik een duidelijke structuur met koppen
Een toegankelijk online jaarverslag heeft een logische documentstructuur. Dit helpt lezers én hulpmiddelen zoals schermlezers.
Gebruik daarom duidelijke koppen en tussenkoppen. Bijvoorbeeld:
- H1: Jaarverslag 2025
- H2: Resultaten en impact
- H3: Projecten in de regio
Door deze structuur kunnen schermlezers eenvoudig door het document navigeren. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld direct naar een specifiek hoofdstuk springen.
Ook voor gewone lezers werkt dit prettig: veel mensen scannen eerst de koppen voordat ze de tekst lezen.
Zorg voor voldoende kleurcontrast
Goede leesbaarheid hangt ook samen met kleurgebruik. Wanneer tekst te weinig contrast heeft met de achtergrond, wordt deze moeilijk leesbaar. Dit speelt vooral bij:
- mensen met een visuele beperking;
- mensen met kleurenblindheid;
- mobiele gebruikers;
- situaties met fel licht.
Zorg daarom voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond. Bijvoorbeeld:
- donkergrijze tekst op een witte achtergrond;
- duidelijke kleuren in grafieken;
- geen lichtgrijze tekst op wit.
Daarnaast is het belangrijk dat informatie niet alleen via kleur wordt overgebracht. Gebruik bijvoorbeeld ook labels of patronen in grafieken.
Je kunt online het contrast checken via deze website: https://colourcontrast.cc/
Zorg dat het jaarverslag ook zonder muis te bedienen is
Niet iedereen kan een muis gebruiken. Sommige mensen navigeren met het toetsenbord of met hulpmiddelen.
Daarom moet een online jaarverslag volledig met het toetsenbord te bedienen zijn. Gebruikers moeten met de tabtoets door hyperlinks, knoppen en menu’s kunnen navigeren.
Dit lijkt een klein detail, maar het maakt een groot verschil voor mensen met een motorische beperking.
Maak het jaarverslag geschikt voor schermlezers
Voor mensen met een visuele beperking is voorleessoftware essentieel. Deze software leest teksten op het scherm hardop voor. Een toegankelijk jaarverslag houdt rekening met deze technologie door:
- een duidelijke HTML-structuur te gebruiken;
- logische koppen toe te passen;
- alt-teksten bij afbeeldingen te plaatsen;
- beschrijvende linkteksten te gebruiken.
In plaats van “klik hier” kun je bijvoorbeeld schrijven: “Lees het volledige onderzoeksrapport”. Dit maakt meteen duidelijk waar de link naartoe leidt.
Kies voor een online jaarverslag in HTML
Veel organisaties publiceren hun jaarverslag nog uitsluitend als PDF. Hoewel een PDF handig kan zijn om te downloaden, heeft het ook beperkingen. Een PDF is vaak:
- minder goed leesbaar op mobiel;
- moeilijk navigeerbaar;
- minder toegankelijk voor schermlezers;
- minder goed vindbaar in zoekmachines.
Een online jaarverslag in HTML biedt veel voordelen:
- werkt goed op desktop, tablet en mobiel;
- is beter toegankelijk volgens WCAG-richtlijnen;
- kan interactief worden gemaakt;
- is beter vindbaar via Google;
- is meetbaar;
- is duurzaam, vanwege jaarlijks hergebruik.
Hierdoor wordt het jaarverslag niet alleen een rapportage, maar ook een communicatie- en informatieplatform.
Maak je jaarverslag interactief
Een online jaarverslag biedt meer mogelijkheden dan een statisch document. Je kunt bijvoorbeeld dynamische elementen toevoegen zoals:
- interactieve grafieken;
- video’s met ondertiteling en audiodescriptie;
- een videoboodschap van de directeur;
- animaties;
- links naar verdiepende informatie.
Hierdoor wordt het jaarverslag aantrekkelijker en makkelijker te verkennen.
Een online jaarverslag is meetbaar
Een ander voordeel van een digitaal jaarverslag is dat je inzicht krijgt in het gebruik. Je kunt bijvoorbeeld analyseren:
- hoeveel mensen het jaarverslag bekijken;
- welke pagina’s het meest gelezen worden;
- hoe lang bezoekers blijven;
- informatie om toekomstige jaarverslagen nog beter te maken.
Duurzaam en efficiënt
Een online jaarverslag is ook duurzamer dan een gedrukt exemplaar. Er zijn geen druk- en verzendkosten en er wordt minder papier gebruikt. Daarnaast kun je werken met een vast format of template dat ieder jaar opnieuw gebruikt kan worden.
Dit biedt meerdere voordelen:
- tijdsbesparing;
- lagere productiekosten;
- herbruikbare content;
- eenvoudige updates.
Het jaarverslag wordt daarmee een levend document dat eenvoudig aangepast kan worden.
Toegankelijkheid is een kans
Digitale toegankelijkheid wordt soms gezien als een technische verplichting. In werkelijkheid biedt het juist kansen.
Een digitaal toegankelijk jaarverslag:
- bereikt een grotere doelgroep;
- is beter leesbaar;
- werkt op alle apparaten;
- is beter vindbaar in zoekmachines;
- voldoet aan de WCAG-richtlijnen.
En misschien nog belangrijker: het laat zien dat een organisatie inclusief communiceert en rekening houdt met alle gebruikers.
Kleine aanpassingen maken een groot verschil
Je hoeft niet meteen alles perfect te doen. Vaak begint digitale toegankelijkheid met een aantal eenvoudige stappen:
- begrijpelijke teksten schrijven;
- alt-teksten toevoegen;
- duidelijke koppen gebruiken;
- voldoende kleurcontrast toepassen;
- toetsenbordnavigatie mogelijk maken.
Conclusie
Een goed online jaarverslag zorgt ervoor dat informatie niet alleen beschikbaar is, maar ook bruikbaar voor iedereen.
Wil je ook een jaarverslag voor iedereen of wil je van gedachten wisselen?
Neem contact met mij op.